事業所内での移動等であっても、紛失・盗難等に注意しなければなりません。

マイナンバーが記録・保存された電子媒体や書類等を持ち出す場合は、
簡単にマイナンバーが判明しないよう措置を行ったり、追跡が可能な
移送手段を利用するなど、安全な方策をとる必要があります。
 

■マイナンバーが記録された電子媒体を持ち出す場合は、
　データを暗号化する、パスワードによる保護を行う、施錠できる搬送容器を
　使用する等の対策を行う。
　(行政機関などに提出する場合は、当該機関等が指定する提出方法に従う。)

■マイナンバーが記録された書類等を持ち出す場合は、封緘や目隠しシールを
　貼るなどの対策を行う。

【PR】クラウドではないマイナンバー管理ソフトウェア「マイナンバー管理システム」9,800円(税込)

社員が退職したなどの理由で、個人番号関係事務に必要ではなくなった
マイナンバーで、所管法令等で定められている保存期間等が経過したものは、
できるだけ速やかに、復元できない手段で削除・廃棄します。
 

マイナンバーやマイナンバーを含む情報ファイルを削除した場合、
マイナンバーを含む電子媒体等を廃棄した場合には、
削除・廃棄した記録を保存します。

削除や廃棄の作業を委託する場合は、委託先が確実に削除・廃棄したことを

証明書等で確認します。
 

■マイナンバーが記載された書類等を廃棄する場合は、焼却、溶解等の
　復元不可能な方法で廃棄する。

■マイナンバーが記録された機器や電子媒体等を廃棄する場合は、
　専用のデータ削除ソフトウェアを利用したり、物理的に破壊するなど、
　復元不可能な方法で廃棄する。

■情報ファイル中のマイナンバーや、一部のマイナンバーを削除する場合は、
　容易に復元できない方法で廃棄する。

■マイナンバーを取り扱う情報システムは、保存期間経過後にマイナンバーを
　削除することを前提としてシステムを構築する。

■マイナンバーが記載された書類等は、保存期間が過ぎた後、廃棄することを
　前提とした手続を決めておく。

■マイナンバーを削除・廃棄したことを、責任ある立場の者が確認する。