勤怠給与人事の便利メモ

勤怠管理、給与計算、人事管理などに関する便利な情報をメモ。

勤怠管理、給与計算、人事管理に関する役立ちそうな情報をまとめました



●勤怠管理とは

勤怠管理とは、主に従業員の出退勤時間を管理することです。

労働基準法には、「1週40時間、1日8時間を超えて労働させてはならない」
という規定があり、使用者(会社)はこれを守らなければなりません。
(労働基準法第32条)

この規定を守る為に使用者は、労働者の労働時間の把握を行う必要があります。
使用者には、「労働時間の適正な把握のために使用者が構ずべき措置に関する基準」
(平成13年厚生労働省労働基準局長通達)によって、労働者の労働時間を適正に
把握する義務が課されています。

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この規定に沿って、従業員の1日単位の労働時間、残業時間、月単位の労働時間、
残業時間などの管理を行うことが、勤怠管理です。

時間だけではなく、出勤日数や、年次有給休暇、代替休暇などの休暇日数の管理も
勤怠管理に含まれます。

労働基準法で定められた内容の他、各使用者ごとに就業規則等で定めた内容
(所定労働日数、所定労働時間、特別休暇など)が守られているかどうかの管理も、
勤怠管理となります。

また、勤怠管理には、過去の勤務実績だけではなく、これから先の勤務予定の管理も
含まれます。

勤怠管理の対象となる従業員は、正社員、契約社員、パート・アルバイトなど、
使用者と雇用関係を結んでいる人々です。

雇用契約の内容や勤務形態等によって、勤務時間などの労働条件が異なる場合も多い
為、勤務形態に則した管理が必要となります。

従業員の管理を行う為には、従業員を包括する組織の管理も必要となります。
残業や休暇等の申請と承認というようなワークフローの管理も勤怠管理に必要な
要素の一つです。

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さらには、従業員、組織が取り組む作業やプロジェクトを管理する事により、
従業員の過重労働や超過勤務に対する対策が行えることから、
作業管理、プロジェクト管理も勤怠管理に含む場合もあります。
 
 



マイナンバーは、法律で定められた目的以外に他人に提供してはなりません。

他人のマイナンバーを不正に入手したり、他人のマイナンバーを取り扱う者が、
マイナンバーや個人情報を他人に不当に提供した場合、罰則があります

◆事業者に関わる罰則規定と対応==================================

①特定個人情報等を不正に漏洩した者に対する罰則

 マイナンバーを利用した事務を行う者が、正当な理由なく、特定個人情報を
 提供した場合、4年以下の懲役または200万円以下の罰金、併科あり

 
 事業者は、従業者によるマイナンバーの不正漏洩を防止する為に、組織規定や 
 取扱規定などを整備し、担当者を明確に決め、担当者以外がマイナンバーを
 取り扱うことのないよう仕組みを構築・教育、指導する必要があります。
 


②不正な手段でマイナンバーを取得した者に対する罰則 

 人を欺き、人に暴行を加え、人を脅迫し、又は、財物の窃取、施設への侵入、
 不正アクセスなどによりマイナンバーを取得した場合、3年以下の懲役、または
 150万円以下の罰金

 偽りその他不正の手段によってマイナンバーカードを取得した場合、
 6か月以下の懲役または50万円以下の罰金


 事業者は、内部者、不正アクセス等によってマイナンバーが流出することを
 防止する為に、従業員の教育、指導、監督、セキュリティ対策の強化、
 ログ・アクセス制御といった、物理的、技術的な安全管理措置を整えることが  
 重要になります。
 

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③特定個人情報保護委員会の監督・指導に反した者に対する罰則

 特定個人情報保護委員会から命令を受けた者が、委員会の命令に違反した場合、
 2年以下の懲役または50万円以下の罰金

 特定個人情報委員会による検査等に際し、虚偽の報告、虚偽の資料提出をする、
 検査拒否等があった場合、1年以下の懲役または50万円以下の罰金


 事業者は、特定個人情報保護委員会の監督や指導に対して適切な対応を行う為に、  
 マイナンバーの取り扱いに関する組織体制、対策体制などを整備し、継続的に
 運用を行います。
 
 マイナンバーの取り扱い状況の把握、安全管理措置の評価、見直し、改善が重要な
 取り組みといえます。
 


④使用人等に対する監督責任を怠った法人等に対する罰則

 法人の代表者、管理者、代理人、使用人等が違反行為をした時は、
 その行為者と共に、その法人又は事業主に対しても、罰金刑が科されます。



マイナンバー制度が始まると、企業は、お金のやり取りをした相手の
マイナンバーをすべて取得しなければなりません。


従業員の税、社会保障に関係する書類はもちろんのこと、
個人事業主への支払調書や株主への配当についても、
マイナンバーの記載が必要です。

マイナンバーの管理は、制度が開始される平成28年1月以降、
必須対策、義務となります。

マイナンバーはどのように管理すればいいのでしょうか。

民間事業者のマイナンバーの取り扱い方法については、
特定個人情報保護委員会によってガイドラインが策定されています。

このガイドラインでは、マイナンバー管理におけるルール作り(「基本方針の
策定」、「取扱規程等の策定」)と、マイナンバーの管理対策(「組織的安全管理
措置」、「人的安全措置」、「物理的な安全管理措置」、「技術的安全管理措置」)を
講じるよう記載されています。

◆「基本方針の策定」
「基本方針の策定」は、義務ではありません。
マイナンバーの取り扱いに関する基本理念、法令遵守、安全管理に関する
基本的な方針を定めることによって、従業員のマイナンバー管理への意識や
管理研修に役立ちます。

◆「取扱規定等の策定」
管理マニュアルを作成する義務があります。
実務担当者がマイナンバーをどのように取り扱うのか、具体的な手順、方法を
定めておく必要があります。

◆「組織的安全管理措置」
マイナンバー管理において、組織的に取り組む管理対策です。
マイナンバー管理者を明確にし、それ以外の従業員がかかわる事にないよう、
仕組みを作成する必要があります。

◆「人的安全措置」
人的ミスや情報漏洩によって、マイナンバーの流出を防ぐ措置を行う必要が
あります。
マイナンバー管理者への教育と監督を徹底しなければなりません。

◆「物理的な安全管理措置」
情報漏洩のリスクを物理的に軽減しようという措置の事です。
マイナンバーを管理する部屋を、管理者以外が入出できないような隔離された
環境にする、マイナンバー管理書類を鍵付きの金庫へ保管するといった対策を
とらなければなりません。

◆「技術的安全管理措置」
技術的な面でのセキュリティ対策をとる必要があります。
マイナンバーを管理するPCやシステムのアクセス権限を管理者に限定する、
不正アクセスを予防する処置を行う、暗号化を行うといった形の、
情報漏洩防止策です。



 

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